نقش یک مدیر در برگزاری خوب یک جلسه کاری

ساده ترین وسنتی ترین شکل برگزاری رایج جلسات به صورتی برگزارمیشود که هرکدام از افرادبه ترتیب نقطه نظرات خودرا ارائه میدهند.دراینگونه جلسات شاید بحثهای مرتبطی هم گفته میشود اما محوربیشتر صحبتها و بحثها در حدواندازه هایی است که سخن گوینده در چارچوب خوب حرف زدن قرار می گیرد و از حرف خوب زدن و تخصص جلسه دور میماند............

تا حالا دقت کردید که چرا بعضی از همکاران یا نیروهای مجموعه شما از جلسات درون موسسه یا بنگاه اقتصادی شما می‌ترسند، شک نکنید درچنین حالاتی در نحوه برگزاری و مدیریت این جلسات مرتکب اشتباهی شده‌اید. جلسات برای تبادل و هم افزایی ایده‌ها و نظرات است که به خلاقیت کارگروهی شما کمک می کنند، یکی از راهها وتکنیکهای جمع آوری اطلاعات یا به نوعی تصمیم سازی ودرنهایت تصمیم گیری مدیران استفاده از جلسات مشاوره ای است. مدیریت نادرست درست جلسات حس کارمندان و پرسنل مجموعه شما را نسبت به شما ودیدگاه هایتان عوض میکند.

ساده ترین وسنتی ترین شکل برگزاری رایج جلسات به صورتی برگزارمیشود که هرکدام از افرادبه ترتیب نقطه نظرات خودرا ارائه میدهند.دراینگونه جلسات شاید بحثهای مرتبطی هم گفته میشود اما محوربیشتر صحبتها و بحثها در حدواندازه هایی است که سخن گوینده در چارچوب خوب حرف زدن قرار می گیرد و از حرف خوب زدن و تخصص جلسه دور میماند.البته ناگفته نماند که یکی از ایرادهای اصلی تکنیکهای مشاوره جمعی در جلسات تداخل نظرات ونقدهای متعارض شرکت کنندگان است که در بسیاری از موارد باعث بروز تنشهای بعدی بیشتر در مجموعه یا تیم کاری شما خواهدبود.بسیاری از مشکلات درون سازمانی مدیران ناشی از همین تفکرات رایج یا به عبارتی مدیریت ناخوشایند برگزاری جلسات است.نوبتی حرف زدن در جلسات و طبیعتا تداخل نظرات کارشناسی و تفاوتهای معنایی در موضوع جلسه از مصادیق اختلاف نظر و مبادی تنشهای بزرگ سازمانی محسوب میشود. متاسفانه در جلسات افراد با جایگاههای متعدد فرصت حرف زدن وارائه نقطه نظر پیدانمی کنند و فکر میکنند که اگر حرفی بزنند علیرغم بحثها ونکته های دقیقتر وفنی تری که در ذهن دارند به دلیل همین تعارضهای ناخوشایند با مدیران ورده های بالادستی مطرح نمیکنند وهمین موضوع درحقیقت محوریت یک طرفه بودن و کیفیت غیرفنی شدن جلسات را تشدید می کند. یک مدیرتوانمند با اشراف بر توان شرکت کننده و ایجاد بسترهای مشارکت جویانه در جلسات بایستی این تهدیدهای جلسات را خنثی نماید.

 اگرچه این موضوع به نحوه مدیریت جلسه هم بر می گردد اما هدف مقوله فوق در این لحظه این نیست. در سلسله مباحث مرتبط با جلسات ابتدا اهمیت جلسه به عنوان ساده ترین وملموس ترین و راحت ترین راه جمع آوری اطلاعات ومشارکت تیم کاری را بررسی نموده و آسیب شناسی می کنیم و در فرصتهای بعدی به نحوه مدیریت بهتر جلسات خواهیم پرداخت.

دو دیدگاه ناخوشایند رایج نسبت به جلسات وجود دارد. دسته اول که تعهد کاری بالایی دارند و هرگونه جلسات اینچنینی را بیهوده واتلاف وقت می‌دانند که درشرایط عادی فرصت کار کردن را از آنها می‌گیرند که هیچگونه عاید ونتیجه ای ندارد. به نظر این دسته برونداد این جلسات هیچ اتفاق جدیدی نیست و اوضاع همانند گذشته بدون تغییر و رشد خواهد بود. دسته دوم نیز علیرغم اینکه جلسات را نوعی اتلاف وقت می‌دانند ، از این فرصت برای دورشدن و فراغت از فشار کاری روزانه استفاده می کنند. در هر دوحالت جلسات به نازلترین شکل بهره‌وری در بنگاه اقتصادی یا موسسه تبدیل شده که ضمن وقت کشی و ایجادهزینه های مضاعف نتیجه ملموسی به همراه ندارد. 

بنابراین دراینکه جلسه میتواند هم دربهبود وپیشرفت کاری تیم و گروهتان تاثیرداشته باشد یا به نوعی در یکپارچگی و همدلی افراد وهمکاران نقش بسزایی دارد شکی نیست اما همیشه این خروجی بدست نمی آید.متاسفانه آمار نشان میدهد که بسیاری از جلسات این اثربخشی را از دست داده اند و در دیدگاه عموم نیز کاملا برگزاری جلسات عملا درظاهر معنا ومفهوم فوق را به همراه ندارد.

دربرخی موارد در بسیاری از شرکت کنندگان در جلسه بی‌هدفی و عدم بهره‌وری به تدریج روی انگیزه و کیفیت کار وتوانمندی های مجموعه تاثیر می گذارد واین میتواند خطاهای بسیارزیادتری را به همراه داشته باشد. 

برعکس این موارد مدیران توانمند که جلسات تخصصی و با خروجی متشخصانه ای با گروه کاری خود اجرا می کنند ضمن اینکه باعث خروجی ونتیجه بهتر جلسات میشوند در مجموعه کاری خود ایجاد نشاط ، لذت ، هم افزایی و انگیزه های بیشتری می کنند.همین عوامل باعث میشود تا شرکت کنندگان در جلسات به این دلیل که زمان بیشتری با هم بوده اند و از توان فکری و ذهنی خود بیشتر بهره بردند احساس لذت نموده و تلاش های موثرتری در جهت انجام بهتر جلسات دارند.

مدیرانی توانمندند که با شناسایی این آسیبها در جلسات مدبرانه جلسات را هدایت می کنند.داشتن طرح وبرنامه در جلسات ،

شناسایی دقیق افراد و اهداف و احترام به اهداف و افراد و واگذاری نقش و سلسله مراتبی در جلسات وتوجه و پرداختن به نظرات حاضرین و دوری از موضوعات متفرقه و مدیریت زمان و...از نکات مهمی است که در برگزاری یک جلسه مفید یک مدیرموفق باید همیشه به آن مجهز شود.

یادمان باشد که در جلسات رویکردهای تعصبی و پرخاشانه و استفاده از قدرت و جایگاه مشابه در القا و ارائه دیدگاههای خود به صورت یکسونگری ویک طرفه به هیچ وجه جواب نمی دهد.در روزهای بعد در باره برگزاری یک جلسه خوب بیشتر صحبت می کنیم.